Ich weiß oft nicht, wie ich alles schaffen soll. Nach dem Newsletter ist vor dem Newsletter, dann warten da noch zehn Hörspiel-Treatments, verschiedene Blogartikel, ach, und einen Hauptjob als Podcasterin habe ich ja auch noch. Und alles muss bitte gestern fertig sein. Die Gleichzeitigkeit der Dinge - sie nervt nicht nur, manchmal habe ich das Gefühl, von meinem eigenen Leben rechts überholt zu werden. Warum sind am Ende der Zeit immer noch so viele Aufgaben übrig? Teresa Bücker, Autorin des Buchs "Alle_Zeit – eine Frage von Macht und Freiheit" sagt, Zeit sei immer da, wir hätten nur nicht genug Macht, darüber zu entscheiden, was wir mit ihr machen. Klar, die wenigsten Menschen entscheiden sich bewusst für ein stressvolles Leben. Bücker selbst könne nur vier, fünf Stunden am Tag wirklich produktiv sein. Das ist nur logisch. Unser Gehirn besitzt keine unbegrenzte Kapazität. Unsere Zeit immer zu 100 Prozent effizient zu nutzen ist fast unmöglich.
Deswegen kommen hier xy Tipps für besseres Zeitmanagement.
Priorisieren
Die meiste Zeit verschwenden wir durch falsche Priorisierung von Aufgaben. Das passiert oft unbewusst und unbemerkt. Wenn wir Unwichtiges dem Essentiellen vorziehen, weil es vielleicht schneller fertig ist, täuschen wir uns selbst. Schließlich arbeiten wir ja trotzdem, aber eben nicht besonders effektiv. Doch was ist denn nun wirklich oberste Priorität? Das kann man mit der sogenannten Eisenhower-Matrix herausfinden. Die Parameter in dieser Tabelle sind “Wichtigkeit” und “Dringlichkeit”, wobei das Kriterium “Wichtigkeit” favorisiert wird. Die Aufgaben sollten also nach folgender Reihenfolge bearbeitet werden: Eilig und wichtig → Nicht eilig, aber wichtig → Eilig, aber unwichtig → Nicht eilig und unwichtig.
Zeitfallen umgehen
Auch wenn wir wissen, was zu tun ist, lassen wir uns gerne ablenken. Messenger, Social-Media und E-Mails sind wahre Zeitfresser. Deswegen verzichte auf ständige Erreichbarkeit und versuche stattdessen, alles (wirklich Wichtige) gezielt zu einem festgelegten Zeitpunkt zu checken. Schalte Benachrichtigungen, Alarme und Push-Meldungen ab. Es gibt sogar Plug-Ins, mit denen man Internetseiten für eine bestimmte Zeit blockieren kann - Ciao, TikTok, Instagram und Twitter! Wenn das schwer fällt, kann man das Handy auch in den Flugmodus schalten oder an einen schwer erreichbaren Ort legen.
Die Psychologin und Verhaltenstherapeutin Miriam Junge (übrigens auch Viktoria-Fan) schreibt dazu in ihrem Buch “Kleine Schritte mit großer Wirkung”: “Nimm Ablenkungen bewusst wahr! Sobald du merkst, dass du von deinem Ziel oder deiner Aufgabe abgekommen bist, mach es dir bewusst. (...) Halte inne und unterbinde die Ablenkung. Dabei helfen Phrasen wie ‘Dies ist nicht, was ich tun muss. Dies ist nicht, was ich tun will’.”
Mono - statt Multitasking
Dass man beim Multitasking mehrere Dinge gleichzeitig schafft, ist eine Illusion. Das klappt nur beim Zähneputzen und gleichzeitigem Atmen. Unser Gehirn kann zwar mehrere Dinge gleichzeitig, aber nur, wenn es sich um automatische Prozesse handelt. Geht es um komplexe Aufgaben, wie einen Newsletter schreiben, während man telefoniert, wird es schwierig. Genauer betrachtet springt man dann einfach zwischen mehreren Tätigkeiten hin und her. Das kostet Zeit, statt sie zu sparen.
To-Dos organisieren
Work smart, not hard! Eine unstrukturierte Arbeitsweise erschwert die Arbeit unnötig und macht sie ineffizient. Gegen das Verzetteln gibt es inzwischen aber zahlreiche digitale Helfer. Unzählige Anwendungen helfen bei Projektmanagement, Organisation, Kommunikation, Dokumenten- verwaltung sowie Zeiterfassung und -management.
Von Trello über Zenkit und Chaos Control bis hin zu Mindly. Sogar für Spesenabrechnungen und Fahrtenbuch gibt es Apps. Hier sind 30 nützliche Helferleinaufgelistet.
*Funfact: Mich persönlich nerven Projektmanagement Tools nur. Bevor ich anfange, Listen zu schreiben und abzuhaken, investiere ich die Zeit lieber ins inhaltliche Arbeiten.*
Vermeidung vermeiden
Manche glauben ja, wenn man alles in letzter Minute erledigt, ist es in einer Minute fertig. Doch Prokrastinieren ist nicht zielführend. Aufschieben kann zwar helfen, sich kurzfristig gut zu fühlen - aber Verantwortung zu vermeiden bringt auf Dauer selten Erleichterung. Man sollte sich bewusst machen, dass man nie am Ziel ankommt, wenn man nicht losgeht. Außerdem hilft es, seine Ausreden zu hinterfragen: Warum nicht gleich? Also: Let’s go!
Zwei-Minuten-Regel
Die Zwei-Minuten-Regel geht auf den US-Autor David Allen zurück, einen Experten für Selbstmanagement. Frei nach dem Motto “Was du heute kannst besorgen…”, bedeutet die Zwei-Minuten-Regel: Erledige alles, was du innerhalb von zwei Minuten oder weniger schaffst sofort!
Nein-Sagen
Wie wir inzwischen wissen, ist es wichtig, Ablenkungen zu vermeiden, wenn man Ziele erreichen will. Dafür ist es wichtig, "Nein" zu sagen. Nein zu E-Mails, neuen To-Dos, weiteren Besprechungen oder zu immer neuen Ideen, die das Produkt oder Projekt betreffen. Wenn man sich zu sehr verzettelt, wird man nie fertig und das Produkt kommt nie auf den Markt. Nein sagen fällt vielen schwer. Dabei ist jedes Nein zu anderen, ein Ja zu sich selbst. Amen
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